De nieuwe werkelijkheid

Nu we enkele maanden verder zijn na de start van de intelligente lockdown is het hoog tijd om stil te staan bij wat hetzelfde is gebleven, wat veranderd is en wat nu wel en niet werkt in de wereld van projectmanagement. Hoe je het ook wendt of keert, in maart 2020 is de wereld veranderd. Hoe dit impact heeft op de lange termijn blijft vooralsnog onduidelijk, maar feit is wel dat we onderdeel zijn geworden van een nieuwe wereld.

Thuiswerken is niet langer voor de happy few, maar een gemeengoed geworden en voor de aankomende tijd, maar wellicht zelfs blijvend, een realiteit. Als projectmanager is een van de eerste dingen die je leert om veel met je team bij elkaar te zitten, om aan teambuilding te doen, om duidelijk te communiceren en overlegstructuren en vergaderingen duidelijk te hebben. Maar hoe ga je om met jouw team als bijna iedereen thuis zit? Hoe zorg je dat de communicatie blijft lopen? Hoe zorg je dat besluiten genomen worden? En hoe weet je waar jouw team mee bezig is, als je ze niet ziet?

Het nieuwe werken

Het nieuwe werken was enkele jaren geleden een hippe term waarbij gekeken werd naar tijd en plaatsonafhankelijk werken met onder andere minder vast zitten aan de vaste werkplek en af en toe thuis werken. Eventueel een laptop tot de beschikking of een virtuele infrastructuur waardoor men overal kan inloggen. Dit werkte op alle dagen behalve dinsdag en donderdag wanneer iedereen op kantoor was.

Corona heeft bewezen dat het nieuwe werken nog niet zo een slecht idee was en dat men flexibeler is dan oorspronkelijk gedacht. Vergaderingen waarbij één of meerdere mensen via een online videoconference deelnemen is ineens gewoon geworden en zelfs de grootste digibeet kan nu omgaan met Microsoft Teams.

Een gouden spreuk vanuit OBM (Organizational Behavior Management) is dan ook dat verandering voor iedereen wat moet opleveren. De crisis heeft de behoefte als het ware gecreëerd waardoor de verandering is gewenst. Inmiddels zijn we er zelfs aan gewend geraakt dat alle collega’s thuis zitten. De vraag ontstaat zelfs of we nog wel terug kunnen en zelfs willen naar het oude.

Projectmanagement op afstand

Projectmanagement op afstand wordt stiekem ook al jaren gedaan. Of eigenlijk niet eens stiekem, het gebeurt al sinds jaar en dag op grote schaal. Denk aan alle outsourcing waarbij mensen in India of Vietnam werkzaamheden uitvoeren. Niet alleen is daar de afstand, maar ook een cultuurverschil een extra uitdaging. Zoals in elk ander project is communicatie hier het allerbelangrijkste. Als projectmanager in ‘de nieuwe werkelijkheid’ kunnen we de best practices van dergelijke projecten goed toepassen.

Toch anders

Toch is het niet helemaal vergelijkbaar. Bij een outsourcingstraject weet men vanaf het begin dat er een afstand zal zijn. De manier van werken wordt van tevoren besproken en afgestemd en men weet niet beter. Ook betreft het hier vaak vooral aansturing van één team. Het team is 100 procent dedicated bezig en vaak productgericht. De afstemming binnen de organisatie van de opdrachtgever is meestal een heel separaat traject en vindt wel ‘traditioneel’ plaats. In tegenstelling tot een vooraf zo ingericht outsourcingstraject zijn we sinds corona op afstand op elkaar aangewezen en hebben we succesvol geïmproviseerd. Ondertussen is het stof neergedwarreld, is het thuiswerken een gewoonte geworden en is het tijd om de balans op te maken, in de vorm van deze tips voor projectmanagement op afstand:

Tip 1: Maak duidelijke afspraken over werkwijzen en communicatie

Voor velen zal het herkenbaar zijn dat in de eerste maand na de intelligente lockdown iedereen massaal met videoconference begon. Van Zoom naar Hangouts naar Teams naar WebEx, alles kon. Elk gesprek begon steevast met “Wat een gekke situatie is dit, hè?”, en daarna kon worden vergaderd. Eindeloos vergaderen, want als je elkaar niet ziet, moet je extra overleggen, lijkt het wel. Tenslotte hoor je niets meer bij het koffiezetapparaat en loop je ook niet even snel bij een collega langs om een vraag te stellen. Die hoeveelheid vergaderingen zorgt er echter ook voor dat er weinig tijd overblijft voor uitvoerende taken en werkzaamheden. Help jouw team om effectiever te worden door duidelijke afspraken te maken over de werkwijzen en communicatie. Voorbeelden van praktische en direct bruikbare afspraken zijn:

Plan meetings alleen in de ochtend. Dit geldt vooral voor hen die uitvoerders zijn in een project. Op deze manier garandeer je dat er daadwerkelijk tijd gaat zijn om ook iets uit te voeren.
Een teamlid mag een meeting verlaten als deze niet van toegevoegde waarde is voor hem of haar. Hiermee maak je het mogelijk voor iedereen om wat flexibeler te zijn. Hetzelfde teamlid moet wel beschikbaar blijven gedurende die vergadering als plots toch blijkt dat er een vraag is. Zoals Elon Musk zei “It is not rude to walk out of a meeting, it is rude to waste someone’s time.”
Communicatie vindt plaats via één kanaal. Op deze manier kan men zien wanneer iemand in gesprek is of al bezig is. Gebruik dus niet én Whatsapp én Teams én Slack én e-mail et cetera, maar kies één tool. Overigens is het sowieso handiger om een zakelijk medium te gebruiken in verband met eventuele bedrijfsgevoelige of persoonsgegevens.
Een weekstart en/of dagstart is verplicht voor het team. Een dagstart of stand-up duurt maximaal 20 minuten. Iedereen vertelt waar ze op dit moment mee bezig zijn, waar ze tegenaan lopen en of er hulp gewenst is. Indien je meer wilt weten over een onderwerp, maak je een afspraak met die persoon om te bellen of verder te praten na de stand-up. De weekstart duurt maximaal een uur. De projectmanagers geven aan wat er in de afgelopen week is gedaan en wat er in de aankomende week wordt verwacht. Daarnaast ook het moment om het team bij te praten over wat er speelt en welke uitdagingen er zijn. Voor het team is dit de kans om vragen te stellen, ideeën aan te dragen, zorgen te uiten en af te stemmen met de andere teamleden. Kijk eventueel naar de Agile principes met betrekking tot stand-ups om te kijken hoe deze jou kunnen faciliteren.
Houd een groepsagenda bij. Deze groepsagenda kan iedereen uitnodigen vanuit de eigen agenda (in Outlook kan hiervoor een resource calendar voor gebruikt worden). Dit betekent dat iedereen wel in zijn/haar agenda moet bijhouden welke dagen en uren ze verwachten te werken en waar ze verwachten te zijn gedurende die werkuren. Waarom ook de uren? Het thuiswerken is uitermate geschikt om wat flexibeler om te gaan met de werktijden, maar dan is het wel handig dat men dat van elkaar weet. Als iedereen gewoon van 9 tot 5 beschikbaar is, is dat geen probleem natuurlijk. Nu de kinderen weer naar school gaan zullen de kantoortijden iets meer aangehouden kunnen worden, maar nog steeds start de een om 7 uur ’s ochtends en de ander rond 10 uur. Door de gezamenlijke agenda te vullen met de werktijden, de locaties en de vrije dagen maak je het voor het team een stuk gemakkelijker om elkaar online te vinden. Een extra bijkomstigheid is dat je op deze manier ook weet wie er allemaal wel op kantoor zal zijn op een bepaalde dag. Zo kun je plannen dat het niet te druk wordt.
Bij online vergaderingen is de camera verplicht. Je bereikt hiermee twee dingen, namelijk:
- Men doet actiever mee aan de meeting;
- De vergadering is persoonlijker wanneer je elkaar kunt zien.

Indien een of meerdere teamleden van het project niet fulltime in jouw project zitten, zorg dat het duidelijk is welke afspraken zij met andere projecten of andere teams hebben, zodat ze niet overvraagd worden met afspraken.

Tip 2: Manage verwachtingen

Communicatie op afstand is anders. Het is minder effectief. Daarnaast vallen veel van de kleine spontane gesprekken weg evenals de dingen die je hoort bij het koffiezetapparaat. Het is daarom extra belangrijk om de verwachtingen van het team, van de stakeholders en van jezelf te managen. Ga nog een keer terug naar jouw projectplan. Kijk wat je zou opleveren, wat er veranderd is of gaat veranderen door het minder bij elkaar kunnen zitten en bespreek met het team hoe zij verwachten dit aan te pakken. Zorg dat de verwachtingen op één lijn liggen, leg dit vast en deel dit ook met jouw stakeholders.

Tip 3: Gebruik ondersteunende tools

Elk project en elke organisatie is anders. Werk op afstand is bijna niet te doen als je bij een organisatie werkt waar je vooral iets regelt door even snel wat af te stemmen, even langs te lopen, tussendoor te checken en door vooral te horen wat er speelt om daar op in te kunnen haken. Soms heb je resources nodig die niet per se binnen jouw project vallen. Dat is het meest lastige vanaf een afstand. De truc zit hem dan in inzicht creëren. Voor jou als projectmanager, voor jouw team, maar ook voor de stakeholders. De makkelijkste manier om dit te doen is met een projectmanagement trackingtool. In zo’n tool zet je alle taken klaar. Zie het als werkbriefjes. Jij en je team weten precies wat er nog moet gebeuren, waar men aan werkt, wat de prioriteit is en wat afgerond is.

Wanneer je op een afstand werkt, is vastleggen van de afspraken nog belangrijker dan anders. Managen via e-mail is haast niet te doen. Managen via Excel is een uitdaging. In plaats daarvan is het aan te raden om een projectmanagementtool te gebruiken. Dergelijke tools hebben als het goed is drie voordelen:

Duidelijke taakverdeling
Duidelijke status van taken
Eén plek waarvandaan taken worden beheerd

Er zijn een legio aan projectmanagementtools, variërend van gratis tot enterprise kosten. In ‘normale’ tijden is een projectmanagementtool al erg handig. In de huidige tijd is een project bijna niet te managen zonder. Belangrijk is dat je kijkt wat het doel van jouw tool is, voordat je deze gaat gebruiken. Er zijn honderden tools beschikbaar, maar onderstaand een greep uit tools die geschikt zouden kunnen zijn:

MS Teams: Veel bedrijven gebruiken MS Teams voor videobellen en chat. Teams heeft de mogelijkheid om ook bestanden te delen, bijvoorbeeld een gedeeld Excel, maar heeft ook taakborden en -lijsten. Het is eigenlijk geen projectmanagementtool, maar heeft een aantal basisopties die jouw team goed op weg kunnen helpen zoals bijvoorbeeld de plannerapp.
Jira: Van oorsprong een agile ondersteuningstool die uitermate geschikt is voor projectmanagement. Echt workflowgebaseerd en taakgericht. Het gebruik van Jira vergt een kleine leercurve, maar het is een tool die geheel naar eigen inzicht ingericht kan worden. Het levert veel inzichten op voor zowel agile als niet agile projecten.
Trello: Trello is een simpel takenbord, te begrijpen voor iedereen en feitelijk het kleine zusje van Jira. Verwacht geen rapportages bij deze tool, maar wel inzicht in wie waarmee bezig is.
Asana: een echte projectmanagementtool. Vanaf de start biedt Asana een goede basisinstap, maar met de mogelijkheid om verder uit te breiden wanneer je meer behoeftes hebt. Hoe meer je wilt, hoe meer het gaat kosten.
Basecamp: Basecamp is makkelijk voor eindgebruikers, maar is daarnaast ook een soort van social intranet. Deze tool is geschikt om net als met MS Teams ook de communicatie met het team makkelijker te maken.

Net als elk stuk software is de tool zelf niet de oplossing. Zorg dat het simpel en goed is ingericht. Wanneer iedereen namelijk meer tijd kwijt is met de administratie dan met de taak zelf daalt het enthousiasme al snel. Zorg dus voor een duidelijke workflow (die kan zo simpel zijn als To Do, In Progress, Done). Zorg dat het duidelijk is wie de taak moet uitvoeren en per wanneer deze moet worden uitgevoerd. Zorg dat er niet te veel taken bij één persoon staan. En last but not least: zorg ervoor dat taken duidelijk omschreven zijn, een taak echte werkzaamheden bevat en maak afspraken over hoe je bepaalt wie waaraan werkt. Het helpt als je ook de afspraak maakt dat men alleen werkt aan tickets in het systeem (de werkbriefjes) en om deze ook in je stand-up te bespreken. ‘Geen ticket is geen taak’ is de gevleugelde uitspraak.

Tip 4: Faciliteer het team

Inmiddels heeft bijna iedereen een goede thuiswerkplek, denkt men vaak. Het is echter nog steeds van belang om dit te checken Heeft je team de juiste rechten om alle taken thuis uit te voeren? Heeft iedereen een goede noise cancelling koptelefoon, die goed zit en die daardoor het hebben van virtuele vergaderingen een stuk makkelijker maakt? Heeft iedereen een camera tot zijn beschikking? Net als op kantoor maakt het echt veel uit of iemand comfortabel kan werken. Wanneer men een keer één dag thuis werkt, kun je accepteren dat niet alles beschikbaar is. Veelvuldig thuiswerken gaat echter een stuk minder effectief als niet iedereen de juiste faciliteiten tot zijn of haar beschikking heeft.

Tip 5: Communiceer niet alleen doelgericht

De grootste valkuil is communicatie – of vooral het gebrek daaraan. Uit het oog is soms uit het hart. Je mist de wandelgangen en koffiezetapparaatconversaties. Zelfs als je een trackingtool hebt, rapportages doet of een dagelijkse call hebt. Normaal gesproken ziet men je werken en weten ze ongeveer waar je mee bezig bent. Hoe graag we ook willen dat iedereen managet op ‘output’, de werkelijkheid is dat niet iedereen daarvoor geschikt is. Naast het taakgericht werken is het daarom ook belangrijk om mensgericht te blijven werken.

Bel af en toe met je collega’s, gewoon om te horen hoe het met hen gaat in plaats van alleen maar ‘functioneel’ om iets te regelen. Bel met je stakeholders om hen in de loop te houden, ‘virtueel koffie drinken’, zeg maar. Stuur eventueel nieuwsbrieven naar het team en de stakeholders met de highlights en lowlights of maak je rapportage net wat uitgebreider. Benadruk behaalde successen nog meer dan anders, zodat men zich gewaardeerd blijft voelen. Blokkeer in je agenda de tijd voor het ‘belrondje’, zodat je er ook daadwerkelijk aan toe komt.

Tip 6: Vergeet je team niet

Tot slot: niet iedereen heeft er zin in, dus verplicht stellen is niet handig, maar een leuke tip om succes te (blijven) halen met je team is om af en toe wat leuks te doen samen. Dat geldt in een thuiswerksituatie net zo goed als dat het dat voorheen deed. Teambuilding. Dat kan een gewoon een sociaal kwartiertje zijn, een digitale vrijdagmiddagborrel, een pubquiz met het team online, een fotowedstrijd van de beste thuiswerkplek, een lego challenge, pictionary, een digitale escape room; er zijn tal van mogelijkheden. Ook op afstand is het opbouwen van een projectteam belangrijk.

Het nieuwe werken werkt

Kortom, deze ver doorgevoerde vorm van het nieuwe werken is niet helemaal nieuw, maar het werkt wel. En net als in de traditionele manier van projecten managen heb je de juiste afspraken en faciliteiten nodig. Een mooi moment om jouw skills toe te passen in de vorm van verandermanagement. Ook komen jouw kwaliteiten als projectmanager met betrekking tot communicatie, documenteren en processen begeleiden bij het managen op afstand nog meer tot zijn recht. Aanpassen, improviseren, mitigeren zijn tenslotte dagelijkse kost voor een projectmanager.

Over de auteur

Judith Leupen is projectmanager bij InTellegus. Ze is inzetbaar op IT-projecten, zoals softwareupgrades, verhuizingen, integraties, netwerk upgrades, software en hardware implementaties. Daarnaast schrijft Judith regelmatig blogs voor projectsucces.nl