Leren van verhalen over ‘falende’ projecten

Recent internationaal onderzoek van IPMA en KPMG laat zien dat projectsucces geen vanzelfsprekendheid is. Het kan ook iedere goede projectmanager een keer overkomen: een falend project. Het boek ‘Project Recovery’ beschrijft verschillende faalfactoren en een aanpak om een project weer op een recht spoor te brengen. Bijzonder is dat het boek een aantal uitgebreide casebeschrijvingen bevat van grote, complexe projecten die faalden. Harold Kezner, de auteur, was hoogleraar Systems Management en heeft een aantal publicaties geschreven, onder anderen over projectsucces en project KPI’s.

---

 

Kezner duidt in het eerste hoofdstuk treffend de ontwikkeling in het denken over projectsucces: van een nauwe opvatting over het voldoen aan gestelde kaders in de driehoek scope, geld en tijd via klanttevredenheid, naar een bredere beschouwing over de toegevoegde waarde van een project voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Zeker in complexe omgevingen, bij langlopende projecten, bepalen uiteenlopende perspectieven in welke mate succes (en voor wie) bereikt wordt. Interessant is de visie van Kezner dat falen niet alleen het tegenovergestelde van succes is. Een duidelijk voorbeeld daarvan is een mislukt R&D project dat wel bruikbare bouwstenen oplevert, bijvoorbeeld intellectuele eigendommen, die later succesvol gebruikt worden. Het laat zien dat er een grijs gebied is tussen falen en succes van een project. Geleerde lessen presenteert Kezner ook in de vorm van verwijzingen naar de PMBOK, een mogelijkheid voor verdere verdieping.

In de volgende hoofdstukken beschrijft en analyseert Kezner de grote diversiteit van faalfactoren. De achterliggende oorzaken en mechanismen worden geïllustreerd met passende voorbeelden en een aantal zeer uitgebreide feitenanalyses/casebeschrijvingen van (bijna) gefaalde projecten in verschillende sectoren, zoals telecom, luchthavenontwikkeling en de ruimtevaart. Naast het falen door de beperkte effectiviteit van ‘project control’, rekent Kezner ook business case en governance falen tot de belangrijkste faalfactoren. Voor de meer ervaren projectmanagers zullen deze faalfactoren geen nieuws zijn, maar de nauwgezetheid en (oogwaarschijnlijke) compleetheid van deze factoren met voorbeelden geeft een mooi inzicht. Zeker het inkijkje dat Kezner ons geeft in de problemen waar men binnen projectmanagement in andere sectoren tegenaan loopt. Minder vaak genoemde factoren als het (organisatie)politiek, veiligheidenscope creep behandelt Kezner ook.

Het boek besluit met twee hoofdstukken over hoe falen van projecten voorkomen kan worden, maar nog meer over hoe een falend project weer ‘back on track’ komt. Kezner toont zich een warm pleitbezorger van regelmatige Project Health Checks. Geen audits om de compliance van het heden te toetsen, maar kritische reviews door externe experts die focussen op de verwachte effectiviteit in de toekomst. Het boek bevat omvangrijke lijsten van waarschuwingssignalen voor veel voorkomende projectmanagement faalfactoren. Daarnaast is er ook een paragraaf met een overzicht van zogenaamde Early Warning Signals. Het laatste hoofdstuk beschrijft een fasemodel voor het ‘recoveren’ van een project. De stappen in het model klinken logisch en bieden mogelijk goede handvatten voor het daadwerkelijk ‘recoveren’ van een project. Jammer dat juist voor dit hoofdstuk een casebeschrijving of verwijzingen naar de eerder beschreven casussen en/of wetenschappelijke kaders ontbreken.

Een belangrijk element die de start van recovery markeert, missen wij in het boek. In onze praktijk zien we dat succesvolle, grootschalige bijsturing gebaat is bij het hijsen van de stormvlag, bij het uitroepen van de crisis. Vaak ontstaat dan de mentale, collectieve ruimte om een pas op de plaats te maken en het probleemeigenaarschap te verbreden. De doelen en aanpak kunnen dan herbeschouwd worden met belanghebbenden. Om het nodige tempo te bereiken is het essentieel de besluitvorming op de verschillende tactische en strategische bestuurstafels goed te timen en te focussen. Een triage van de lopende projectactiviteiten helpt betrokkenen om nieuwe prioriteiten te stellen.

Om projecten succesvol uit te voeren, moet je weten hoe projecten kunnen falen. Herkennen van dergelijke mechanismen moet common knowledge zijn van iedere projectmanager, dus voor de volledigheid is het lezen van het boek aan te raden.Kezner beschrijft duidelijk dat projectfalen vaak voortkomt uit een beperkte ‘sponsorship’ binnen de organisatie. Het boek is daarmee uitermate interessant voor projectowners, programma- en portfoliomanagers die betrokken zijn bij de aansturing van projecten. Het beschrijft de belangrijkheid van hun rol voor het slagen van een project.

Menig projectprofessional zal zich na het lezen van het boek afvragen hoe de opgedane inzichten in de praktijk toegepast kunnen worden. De titel wekt verwachtingen daarover die maar beperkt ingevuld worden. Het gros van het boek gaat over de faalfactoren. Het is jammer dat naar verhouding weinig tijd en aandacht in het boek wordt besteed aan de technieken van gefaalde projecten te herstellen.

Wij zien menig professionele projectenorganisatie steeds meer Project Health Check-achtige onderzoeken inzetten. Gate Reviews bij faseovergangen of expert beoordelingen als er onrust in en om een project is. In complexe, publieke projecten is het ontbreken van een dynamische business case, een maatschappelijke kostenbatenanalyse die ook tijdens de projectuitvoering als ijkinstrument ingezet wordt, vaak een gemis bij dat soort herbeschouwingen. Kezner’s inzicht dat juist het impliciete wijzigen van de business case er vaak toe leidt dat een project niet zijn beoogde meerwaarde oplevert, is in dat een confronterende conclusie.

Omdat voorkomen beter is dan genezen, benadrukken we tot slot het belang dat in het boek gegeven wordt aan Early Warning Signals. Ook hier zou een beschrijving van praktische toepasbaarheid het boek versterken. Sommige projectoverleggen kennen een vast agendapunt voor deze signalen. Afhankelijk van de karakters van de aanwezigen blijft het dan regelmatig erg stil, of is er iemand die het moment aangrijpt om zijn zorg uitvoerig te etaleren.