AI in PMO verkennen

[vc_row padding_top=”0″ padding_bottom=”0″][vc_column][vc_column_text]“Hoe kan ik als PMO Artificiële Intelligentie (AI) vandaag nog inzetten in mijn werk?” Dit is een vraag die mij met regelmaat bereikt. Voor ik daarop in ga daag ik je graag uit! Probeer vandaag eens één van de suggesties uit dit artikel in je rol als PMO’er.

Door dagdagelijkse activiteiten komt het voor dat we onvoldoende tijd nemen om te werken aan vernieuwing. We zien van alles voorbijkomen en in dit artikel zal je niet voor het eerst lezen dat er van alles mogelijk is met AI. Waarom gebruiken we het dan zo weinig op dagdagelijkse basis? Ik denk dat het zit in lef! Durf jij de verandering aan en maak jij tijd voor evolutie? In alle eerlijkheid was ik ook sceptisch bij mijn eerste vraag aan Chat GPT en het gebruik van verschillende AI Tools. Maar ervaring leert dat slim gebruik maken van allerlei vormen van AI je werk makkelijker, efficiënter en beter maakt. Hoewel ik even moest wennen aan de technologie.

---

 

Wij gebruiken AI wanneer van toepassing en daar gebruiken we nu (nog) ons geweten als controle. Uiteraard is het lastig en ongepast om klant specifieke data aan ChatGPT te voeren om versneld tot goede data en informatie te komen. Het is spannend om nieuwe dingen te adopteren, dat is niks nieuws. Ik heb besloten zelf de verantwoordelijkheid te nemen over de informatie die ik verstrek aan bijvoorbeeld ChatGPT en hoe ik AI-middelen inzet voor mijn werk.

Ik schrijf dit artikel om je op weg te helpen als PMO’er bij het gebruik van AI en geef je hierbij een aantal suggesties hoe je bijvoorbeeld ChatGPT kan inzetten om sneller doelen te bereiken. Je leest over enkele AI-middelen die relevant zijn om toe te passen in jouw werk nu en op de korte termijn!

ChatGPT helpt met genereren van antwoorden op basis van inhoud van het web tot 2 jaar geleden. PMO en projectmanagement bestaan al van voor het begin van internet dus je hebt (bijna) oneindig veel informatie.

Je kan zo tijd besparen met het wachten op antwoorden van je ervaren collega’s.

Suggesties om te proberen:

1. Probeer eens tijdens het doen van een “lessons learned” workshop, vragen stellen aan chat GPT over zaken die je wilt proberen en of stoppen. Welke suggesties krijg jouw projectteam die kunnen helpen?
2. Wanneer je zoekt naar wat je nodig hebt om een goede kwaliteit assessment te doen op bijvoorbeeld een PID of Epic, vraag ChatGPT waar je op moet letten en waar betreffend document aan zou moeten voldoen.
3. Je kan vragen welke informatie in een sjabloon zou moeten staan voor elk project document. Je hebt zo in een mum van tijd je nieuwe sjabloon klaar staan voor implementatie in jouw organisatie.

Er is nog zoveel meer mogelijk waar we jou toe willen aanmoedigen om te gebruiken als PMO. Weet je al dat Microsoft ook in hun officepakket allerlei AI-functies beschikbaar heeft gesteld zoals “Editor”? Ben jij wel eens aan het zoeken hoe je data nu goed kan presenteren in een PowerPoint? Binnenkort komt Microsoft met “Copilot” in je officeapplicatie zoals “Word, PowerPoint en Outlook”. Hoeveel tijd ben jij per dag kwijt met het beantwoorden van e-mails? Als ik je vraag of je sneller leest of typt, zal in bijna alle gevallen lezen het antwoord zijn. Stel dat je email automatisch wordt getypt en jij het antwoord alleen nog hoeft te lezen en misschien een kleine correctie door moet voeren. Dit is 1 van de mogelijkheden van de AI “Copilot van Microsoft”.  Gebruik bijvoorbeeld de “editor” functie in Word om te controleren of je taalgebruik en grammatica goed is. Deze ontwikkeling gaat de komende tijd door en zal voor jou als PMO’er het werk vereenvoudigen of volledig veranderen. Een hele fijne ontwikkeling want dit geeft namelijk meer tijd en ruimte om te ondersteunen in de belangrijkste aspecten van ons PMO werk. We kunnen ons meer bezig gaan houden met faciliteren, sparren, informatie verstrekken en structuur brengen. Met als doel zorgen voor de basis van projectsucces.

Welke tools kan je nog meer inzetten vandaag?

Voordat je antwoord krijgt op deze vraag is het ook van belang om te beseffen dat er veel AI-tools bestaan. Soms betaald en soms gratis, welke optie je ook kiest, je kan niet ontwijken dat je zal moeten leren de tool te gebruiken. De tip die ik je meegeef is: neem de tijd om iets te leren en te begrijpen. Denk aan je eigen voorkeur van leren, spelenderwijs, samen met anderen of gewoon lekker de “handleiding lezen”. Zoekmachines kunnen je eenvoudig vertellen welke tools je kan gebruiken voor wat jij wilt bereiken met jouw PMO-service.

Als laatste is het goed om te beseffen dat deze informatie, dit artikel, later ook wordt meegenomen in jouw zoektocht naar het gebruik van AI. Immers is deze blog online beschikbaar via IPMA en kan daarmee zomaar eens input zijn van 1 van jouw toekomstige zoekresultaten!

Wat vind ChatGPT?

Uiteraard heb ik ChatGPT zelf ook hulp gevraagd bij het schrijven van dit artikel.

Zo vroeg ik bijvoorbeeld (zie afbeelding links):

“Ik wil iets vertellen over welke AI-tools er nu al gebruikt kunnen worden binnen PMO die een PMO’er vandaag nog helpen efficiënter te worden. Wat kan ik ze vertellen?”

Je ziet hiernaast het antwoord wat mij weer leuke nieuwe inzichten gaf echter was dit niet precies wat ik zocht en besloot daarom de vraag iets anders te stellen:

Ik wil graag weten welke tools ik al heb die vandaag nog kan inzetten. En besloot in dezelfde chat de volgende vraag te stellen:

“Welke AI-tools kan ik nu al gebruiken?”

Hiernaast (zie rechter afbeelding) staat het antwoord dat ik zocht. Dit is een lijst van mogelijkheden die kunnen helpen en ik weet zeker dat de meeste die dit lezen al gebruik maken van 1 of meerdere in het rijtje.

Daarnaast herinner ik je er graag aan dat ChatGPT niet in staat is om informatie jonger dan 2 jaar oud te gebruiken in het antwoord en daarom zijn er relevantere antwoorden in omloop en andere tools beschikbaar.

 

Blog

Binnenkort kom ik met een uitgebreide blog over Artificiële Intelligentie en de toepassing op het expertise gebied PMO. Ik ga pogen een antwoord te geven op enkele vragen zoals:

Wat is AI?

Welke vormen van AI zijn er?

Hoe gaat AI mijn PMO werk in de toekomst veranderen?

Wat moet ik als PMO’er weten bij het gebruik en inzetten van AI?

Is automatisering een vorm van AI?

Hoe kan ik mijn PM(O) organisatie helpen bij het inzetten en adopteren van AI?

Hoe maak ik veilig gebruik van AI?[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”20″][vc_column][vc_column_text]

Een bijdrage van

[/vc_column_text][kleo_social_share][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”18182″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/de-waarde-van-lid-zijn/”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”17425″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/winkel/eventkalender/”][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”0″][vc_column][vc_posts_grid loop=”size:12|order_by:date|post_type:post|categories:827″][/vc_column][/vc_row]