Bereik duurzaam verandersucces met je digitale verandering

[vc_row padding_bottom=”20″][vc_column][vc_column_text]Tijdens mijn sessie op de IPMA vakdag speelden we een potje bullshitbingo. Thema: de digitale transformatie, een heerlijk containerbegrip. Een terechte opmerking uit het publiek: Ik heb moeite met de term bullshit, want dit zijn toch hele nuttige tools, methoden en elementen? Dat is natuurlijk helemaal waar! Het punt dat ik wil maken: duurzaam verandersucces bereik je alleen als je de basis op orde hebt in je verandertraject. Wat ik bedoel met basis licht ik toe in dit artikel. De kern: eenvoud is alles.

Ik noem de digitale transformatie liever een digitale verandering. Digitale veranderingen zijn per definitie complex. Dat zal niemand ontkennen. Als projectmanager of programma manager worden we vaak ingezet om zulke complexiteit te managen. Maar wat maakt zulke veranderingen nu complex? En hoe kan je ervoor zorgen dat je daadwerkelijk verandersucces bereikt?

Onzekerheden

Een gemene deler in digitale veranderingen is de onzekerheid waarmee ze gepaard gaan. Dan bedoel ik specifiek onzekerheid over de context, de mogelijke impact op de bestaande organisatie en het verloop of de consequenties van een verandering.

Een innovatie kan de markt op z’n kop zetten, maar dat weet je nooit helemaal zeker. In de praktijk kan disruptie ook, relatief gezien, meevallen. Uit onderzoek gepubliceerd in Harvard Business Review blijkt dat 198 organisatie van de Fortune 500 uit 1995 in 2020 nog steeds op die lijst stonden. 231 organisaties waren sinds 1995 voldoende gegroeid om op de lijst van 2020 te komen. Slechts 17 bedrijven in de Fortune 500 zijn opgericht na 1995, waaronder Facebook (nu Meta), Google (nu Alphabet), Tesla, Netflix en Uber.

Een onzekerheid dichter bij huis: nieuwe wetgeving. In mijn afgelopen opdrachten bleek nieuwe wetgeving onderweg te zijn, die maar deels uitgewerkt was. Op het moment dat er een harde deadline ligt, maar de norm onvoldoende beschreven is, dan heb je geen idee wat de precieze impact van de wetgeving op jouw organisatie is.

Strategische mindset: 20^e eeuw versus 21^e eeuw – denken

Een digitale verandering opzetten en realiseren vraagt een andere mindset van de organisatie. Naast die mindset zijn strategie, structuur, cultuur en talent ook essentiële onderdelen van de organisatie.

De strategie die we allemaal wel kennen is dat een organisatie excelleert op één specifiek vlak, zoals Customer Intimacy, Product Leadership, of Operational Excellence. Oftewel, de organisatie blinkt uit in:

Uitmuntende service leveren en het onderhouden van klantrelaties; of
Intellectual property (technologie) en/of kwaliteit van het product; of
Excellente kwaliteit en kostenefficiency van hun processen.

De structuur en cultuur werden dan ingevuld op een manier die de strategie optimaal ondersteunde. Het is typisch 20^e eeuw-denken dat je moet excelleren op één van die strategieën en de andere twee enigszins op orde moet hebben.

In het 21^e eeuw denken komt de digitale mindset aan bod. Deze mindset bevat drie dimensies, namelijk:

Customer Engagement
- Transformeren van klant- en marktbenadering
- Integrale klantbediening en loyaliteitsprogramma’s
Digital Solutions
- Het transformeren van het business model
- Herformuleren van het producten portfolio
Twee fundamenten van de organisatie:
- Operational excellence
- Digitale services en constante innovatie.

Het grootste verschil met het 20^e eeuw denken is dat je competitief moet zijn op alle drie strategische dimensies tegelijk. Dit heeft een grote impact op organisatie inrichting, projectenportfolio en de manier van werken.

De rol van de organisatie: blocker of drijvende kracht?

Er zijn natuurlijk allerlei manieren, methodes en technologieën om invulling te geven aan deze organisatiedoelen. En dan kom je in digitale veranderingen al snel op de termen die ik bullshitbingo noem. Internet of Things (IoT), blockchain, cloud, mobile, Big Data, Artificial Intelligence (AI). Stuk voor stuk enorm waardevol, mits op de juiste manier toegepast om een concreet doel te behalen.

De basis is simpel. Ook een digitale strategie geeft in de basis antwoord op een simpele vraag. Welk probleem lossen we op (en voor wie)? Welke kans voor de organisatie wordt vervuld? Oftewel: waarom wil je dit doen?

Vanuit die mogelijkheid of dat probleem denk je na over de infrastructuur en de technologie die je eventueel wil gebruiken ter ondersteuning. Dus waar zet je AI, cloud services, Blockchain of (big) data dan voor in? En met welke interface (web, IoT, mobile of social) integreer je die technologie?

Hoe ga je de beoogde doelstelling dan realiseren? In onze dagelijkse praktijk als projectprofessional is de organisatie vaak een blocker in plaats van een drijvende kracht. Ingewikkelde besluitvormingsmechanismen, onduidelijke of onvolledige governance, gebrek aan structuur en eigenaarschap, processen of werkwijzes die elkaar tegenwerken in plaats van aanvullen. Zonder uitputtend te willen zijn, toch een aantal voorbeelden van complexiteit die in de context van jouw project of programma kunnen optreden. En die ervoor kunnen zorgen dat het niet gemakkelijk is om duurzaam verandersucces te behalen. Hoe kan je hiermee omgaan?

ProjectDNA als rots in de branding

Juist in een complexe verandering waar onzekerheden op de loer liggen is het belangrijk de kaders scherp te definiëren. Binnen de kaders kan je flexibel zijn, maar er is altijd een goede basis om op terug te vallen wanneer besluitvorming nodig is. Kortom, een rots in de branding. Het ProjectDNA framework van Blue Bricks is zo’n rots in de branding.

De essentie van elke verandering is een goede doelstelling en waardecreatie. Dat is niet: we implementeren een nieuw datalake. Dat is wel: de digitale dienstverlening voor klanten verbeteren. En dan specifiek voor jouw organisatie nog scherper geformuleerd natuurlijk. Goede doelstellingen bevatten een helder punt van succes en beschrijven de waarde die gerealiseerd wordt. Ze zijn positief geformuleerd en begrijpelijk!

Een goede doelstelling laat de (project) organisatie verlangen naar de verandering. Het is een kapstok voor alle activiteiten die jouw projectteam onderneemt. Daarmee geeft een goede doelstelling richting aan je digitale verandering. Op die manier kan je de mensen in jouw organisatie beter meenemen. Omdat de kapstok helder is, is het makkelijker om jouw overwegingen en keuzes uit te leggen.

Welke onzekerheid er ook opkomt uit de context, je kan bijsturen met de doelstelling in je achterhoofd. Dus als die nieuwe wetgeving eindelijk gedefinieerd is, kan je beoordelen wat je nog mag toevoegen in jouw verandertraject om ook compliant te worden. Zolang het maar bijdraagt aan de waarde die je realiseert.

De sleutel tot verandersucces

De realisatie van een digitale verandering gaat in de praktijk vaak gepaard met onzekerheid over de context, de mogelijke impact op de bestaande organisatie en het verloop of de consequenties van een verandering. Daarmee klinkt zo’n verandering als een overweldigende berg werk. Zeker met nieuwe wetgeving die eraan komt. Met zoveel onzekerheid lijkt het aantrekkelijk om je kop in het zand te steken.

Dus weet waarom je het doet. Een goed antwoord op de waarom vraag helpt je om de juiste kaders te stellen en jouw projectteam en de rest van de organisatie mee te nemen. Kies daarbij de werkwijze die past bij de context en bij jou als professional en persoon. Wees consequent in het hanteren van de kaders, zodat je in de uitvoering flexibel kan zijn waar nodig.

Eenvoud is alles. Ik begin met wat er is. De visie, missie en waarden. Het bestaande portfolio. Van daaruit ga ik verder met informatie verzamelen. In parallel ga ik met de opdrachtgever aan de slag om goede doelstellingen te formuleren voor het traject. Stukje bij beetje zal er meer duidelijk worden en kan ik op hoofdlijnen een roadmap definiëren.

Ik zie het als een mooie puzzel. Met elk brokje informatie dat erbij komt, kan ik een nieuw puzzelstukje toevoegen aan het geheel. Het simpel houden is verdomd ingewikkeld. Maar we hoeven het ook niet ingewikkelder te maken dan het is. Dus laat je niet gek maken door al die bullshitbingo…

Een bijdrage van

Angela Barendregt is Projectsucces Regisseur bij Blue Bricks. Ze werkt inmiddels 12 jaar als consultant op het snijvlak van Business en IT. Op dit moment is Angela ingezet als programmamanager Data Management & Improvement bij een pensioenfonds. Ze werkt graag samen met haar klanten naar duurzaam verandersucces. Bewuste keuzes maken, structuur, menselijkheid en verbinding zijn voor haar essentieel. Angela heeft ongeveer alle hippe bullshitbingo methodes wel toegepast. Ze laat haar nuchtere kijk op verandering tegenwoordig graag los op de digitale transformatie.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”28980″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/deel-jouw-kennis-met-het-ipma-nl-netwerk/”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”21123″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/lid-worden/”][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”0″][vc_column][vc_posts_grid loop=”size:12|order_by:date|post_type:post|categories:804″][/vc_column][/vc_row]