Door Rob Master. Eén van de kenmerken van een project is dat het ‘uniek’ is. Dat houdt in dat het op te leveren resultaat nog nooit eerder is gerealiseerd. Toch word je als projectmanager gevraagd om hier verantwoording voor te nemen. Dat is wat wij doen, verantwoording nemen voor unieke opdrachten die nog nooit zijn gerealiseerd. Daarmee concludeer ik dat we niet weten waar we verantwoording voor nemen. Uitdagend.
Op basis van de hulpvraag vanuit de opdrachtgever start je met het project. Je neemt een of meerdere productspecialisten en een senior consultant in de arm. Aangevuld met sales begin je met de offerte (project brief). Jouw insteek is om op basis van deze offerte te laten zien dat je de opdracht van de klant hebt begrepen. Je geeft aan met scope, aannames & randvoorwaarden wat het speelveld is. Met de beschrijving hoe je de opdracht projectmatig gaat uitvoeren, geef je de opdrachtgever inzicht in de route naar het eindresultaat. Na enkele interne reviewrondes ben je uiteindelijk tevreden over het resultaat. Indien mogelijk heb je tussentijds de inhoud van de offerte getoetst bij de opdrachtgever. De definitieve versie van de offerte vindt zijn weg naar de opdrachtgever en niets staat een gunning van de opdracht in de weg. Toch?
De vervolgstappen zijn het reviewen van de offerte door de opdrachtgever en het bespreken van de review. Je plant een overleg in en zorgt dat de juiste personen aan tafel zitten, zodat iedereen een gesprekspartner c.q. evenknie aan de tafel heeft zitten. Je zit nog niet koud aan tafel, of er wordt al over uren en geld gepraat. Kan het niet sneller, kan het niet goedkoper? De onderhandelingen zijn begonnen.
Ik wil niet ingaan op onderhandelingen, maar jou wel een vraag meegeven die jij jezelf tijdens deze onderhandelingen moet stellen. Gaat de opdrachtgever voor kwaliteit of voor quick & dirty? Mijn ervaring is dat meestal voor quick & dirty gegaan wordt. Mijn ervaring hierbij is ook dat onwetendheid van de route naar het op te leveren resultaat hier ten grondslag aan ligt. En met die onwetendheid komt ook onbegrip. En dat is lastig onderhandelen. ‘Ja’, graag de beschreven resultaten, maar ‘nee’, niet voor die prijs.
Doordat het een uniek project is, weet eigenlijk niemand, ook de opdrachtgever niet, wat het nu écht gaat kosten aan tijd en geld. Jij bent bekend met hoe het in een project gaat; overlegje hier, belletje daar, toch nog wat extra uitzoeken, een grondige deskresearch en die extra test (just to be sure). Alles om er zeker van te zijn dat jouw projectteam de kwaliteit oplevert waar ze voor staat. En die kwaliteit wil je leveren, want wie gaan ze over een half jaar bellen wanneer dit business kritische onderdeel een issue heeft? Je wil vooraf ruimte in je project hebben om te bewegen en flexibel te zijn. Flexibiliteit die je nodig hebt voor die extra overlegjes en belletjes, maar ook om issues binnen je project snel op te kunnen vangen. Laat deze jou niet al aan het begin van je project afnemen. Wanneer er flexibiliteit van je verwacht wordt, is de klant allang vergeten dat zij deze eerst bij jou weggenomen hebben.
Sta je voor kwaliteit, dan kun je die leveren door flexibiliteit in je project te houden. En de flexibiliteit heeft tijd nodig. En tijd is geld.
Over Rob Matser | Senior Projectmanager
Rob Matser (1973) is sinds 2015 werkzaam bij Yaworks Projects als senior projectmanager van ICT-trajecten binnen overheid & zakelijke dienstverlening tot en met multinationals. Hiervoor was hij werkzaam bij onder andere PQR en Ordina. Hij is IPMA-C en PRINCE2 Practitioner gecertificeerd. Daarnaast is hij en geïnspireerd door projectfasering op basis van het Toll-gate model en de flexibele aanpak op basis van Scrum Agile. Rob heeft menig complexe ICT-infrastructuur projecten onder zijn vleugels gemanaged, zowel in de zakelijke dienstverlening als de (nationale).
Sinds 2000 is hij werkzaam in de ICT en heeft hierin het klassieke pad gevolgd van systeembeheerder naar senior projectmanager. Vanuit deze ICT-achtergrond, gecombineerd met zijn transparante stijl van werken en communicatieve eigenschappen, managet hij bij klanten de verschillende projecten die binnen de YaWorks Projects worden uitgevoerd. Samen met de klant gaat hij op ontdekkingsreis via de inventarisatie- en ontwerpfase tot en met het pragmatisch implementeren van de oplossingen en het opleveren van de resultaten in de realisatie- en nazorgfase. Om dit te realiseren binnen de grenzen van de wensen van de klant, maakt Rob gebruik van het flexibele team van consultants en engineers binnen YaWorks Projects om samen de complexe infrastructuur vraagstukken zo eenvoudig mogelijk te realiseren.
Naast zijn opleidingen heeft hij ook enkele publicaties en presentaties gedaan, in onder andere Projectie, het tijdschrift van IPMA-NL en enkele columns geschreven in onder andere TIEM en Executive-People.nl.
