Contractmanagement: een cruciaal onderdeel van projectmanagement

[vc_row padding_top=”0″ padding_bottom=”0″][vc_column][vc_column_text]Een project of programma is – zoals we weten – een tijdelijke organisatie om doelen te behalen die een organisatie zich stelt. Bij kleine projecten kan een project voorzien worden van resources (mensen & middelen) vanuit de eigen organisatie. Veelal is dit niet het geval en zal er in meer of mindere mate resources aangetrokken moeten worden vanuit buiten de organisatie……en dat betekent contracteren van andere partijen. Daarmee is contract-management een cruciaal onderdeel van projectmanagement. Laten we enkele aspecten belichten in dit artikel.

 

---

 

De Win-win

De doelstelling van opdrachtgevers (i.e. project-owners) is om het doel te bereiken; niet met een win-loose verhouding met contractpartijen die een conflictorganisatie creëert, maar in een win-win samenwerking waarbij alle partijen aangemoedigd worden om in de diversiteit van hun belangen samen te werken. Helaas is dit niet altijd de grondhouding bij project owners en duikt het risico van een lose-lose op. Als project professional sta je daarmee met anderen voor de taak om een eco-systeem te ontwikkelen waarin die win-win samenwerking kan opbloeien.

          In een outsourcingsprogramma hebben we afstand genomen van een contract board als overlegsituatie: we waren gezamenlijk verantwoordelijk voor het resultaat en besloten om een Contract Board slechts samen te roepen als we er samen niet uitkwamen. We hebben de Contract Board nooit hoeven op te roepen. Dat was wel even anders dan dat andere programma waar er wekelijks een Contract Board was. Het zal je niet verbazen dat dat dit laatste programma eindigde in een beëindiging van het contract.

Contracten zijn de basis voor elk project en programma

Contracten zijn dus de basis van elk project en programma. Ze definiëren de verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen en zorgen ervoor dat iedereen van elkaar weet wat er van hen wordt verwacht. Ze bevatten ook de voorwaarden en bepalingen van het project, zoals de betalingen en de deadlines. Bovenal bepaalt het de samenwerking: van rollen tot aan omgangsvormen. Aldus stelt het je als projectprofessional in staat om de risico’s en verplichtingen van het project te beheren en om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de overeenkomst wil en kan houden.

De Contractlevenscyclus

Het contractmanagement voor projectmanagement omvat het proces van het beheren van de contracten die in scope zijn van een project of programma. Van het ontwikkelen en opstellen van contracten, het onderhandelen over de voorwaarden, het monitoren van de prestaties en het oplossen van eventuele (potentiële) geschillen die zich kunnen voordoen: de contractlevenscyclus.

Als projectmanager is het van belang om ervoor te zorgen dat elk van deze stappen zorgvuldig wordt uitgevoerd. Dit zal helpen om het project soepel te laten verlopen en eventuele problemen snel op te lossen. Project slagen of mislukken immers bij de start; participeer daarom in de fase waarin de solution en het contract vormgegeven wordt.

In de sociale constructie van een samenwerking is betekenisgeving een belangrijk proces: met welk beeld kijk je naar de situatie. Zo was die ene outsourcing gedoemd om te mislukken: de aannemende partij had tegen de laagste kosten geoffreerd had. De opdrachtgevende partij zocht eigenlijk een partner en geen krentenweger..

Rolverdeling is essentieel

Projectcontractmanagement doe je niet alleen, maar samen. De rolverdeling die voor jouw situatie effectueel (effectief en efficiënt) is maatwerk die aansluit bij de organisatie en projecten in scope.

Een niet limitatieve opsomming van taken:

• Het (helpen) opstellen van duidelijke en effectieve contracten die (kunnen) werken.
• Het identificeren, voorkomen, beheren en bestrijden van risico’s.
• Het monitoren van de prestaties van de contractpartijen en het faciliteren van de dialoog daarover.
• Het snel en effectief oplossen van geschillen, bij voorkeur voordat ze manifest worden.
• Het organiseren van de dialoog: regelmatige communicatie en samenwerking onderhouden.

          Linda Tonkes en Richard Steketee steken een helpende hand uit in hun boek “Contractmanagement bij Project- en Servicemanagement” waarin ze een rolverdeling invullen met begrippen als DOP (De Overeen-gekomen Prestatie) en anderzijds AOC (Alle Overeengekomen Afspraken). De eerste is meer operationeel; de laatste meer strategisch en tactisch.  Het boek is voor IPMA leden gratis te downloaden in de E-Library.

Het type contract bepaalt de aard van de samenwerking

Voor inrichting van contractmanagement is het type contract relevant (ook wel payment structure genoemd). Een indeling:

• Tijd- en materiaalcontracten
• Vaste prijscontracten
• Kosten-plus-contracten
• Benefit-sharing contracten

Tijd- en materiaalcontracten zijn contracten waarbij de klant betaalt voor de tijd en materialen die worden gebruikt voor het project. Vaste prijscontracten zijn contracten waarbij de prijs van tevoren is afgesproken en niet kan worden gewijzigd. Kosten-plus-contracten zijn contracten waarbij de klant betaalt voor de kosten van het project plus een bepaald percentage voor de winst van de aannemer. Bij Benefit-sharing contracten wordt de leverancier deelgenoot in de winst van de opdrachtgever.

Als projectmanager moet je weten welk type contract relevant is voor jouw project en hoe je jouw rol toesnijdt het contract moet opstellen en onderhandelen dan wel daarin moet participeren.

Includeer en committeer stakeholders

Is daarmee alles gezegd? Nee absoluut niet: Stakeholdermanagement is een belangrijk aspect van effectueel projectcontractmanagement. Het omvat het identificeren van alle betrokken partijen bij het project en ervoor zorgen dat hun behoeften en verwachtingen worden gerespecteerd; dat hun belangen bekend en transparant zijn en dat waar zinvol en mogelijk partijen met elkaar in gesprek zijn. Je faciliteert immers (mede) het eco-systeem voor het contract.  In deze context: in een win-win is de leverancier uiteraard ook een stakeholder die gebaat is bij het projectresultaat.

Vergeet niet de stuurgroep of een vergelijkbare governance platform: als er in het project consensus nodig is, dan is er vaak een disbenefit voor één of meerdere stakeholders…die ook vertegenwoordigd kunnen zijn in stuurgroepen. Om de acceptatiegraad te helpen managen, zullen deze disbenefit stakeholders ook mee moeten werken aan het contract-eco-systeem

Als projectmanager moet je dus ervoor zorgen dat alle stakeholders op de hoogte zijn van het contract en dat ze (van elkaar) begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Het is ook belangrijk om regelmatig met hen te communiceren en eventuele problemen of zorgen die ze hebben aan te pakken. Als projectmanager zorg je daarmee ervoor dat alle partijen op dezelfde pagina (kunnen) zitten en dat ze begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Het is ook belangrijk om eventuele wrijvingen snel aan te pakken en te zorgen voor een snelle oplossing.

Samenwerking is de sleutel

Samenwerking is daarmee de sleutel tot effectief contractmanagement. Het is belangrijk om een goede relatie op te bouwen met alle betrokken partijen en ervoor te zorgen dat er open communicatie en samenwerking is gedurende het hele project.

          In een programma met andere partijen hebben we de gouden regels samen opgesteld. Een belangrijke regels was “escaleren doe je samen”; dat bevat immers het woord “leren”.

Als projectmanager zorg je ervoor dat alle partijen op dezelfde pagina (kunnen) zitten en dat ze begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Het is ook belangrijk om eventuele wrijvingen snel aan te pakken en te zorgen voor een snelle oplossing.

Bij een programma, dat 2,5 jaar geduurd had, werd besloten om een gezamenlijke evaluatie te doen met alle partijen. In het script daarvoor was kennismaking niet nodig volgens de opdrachtgever. Met tientallen aanwezigen werd tijdens de evaluatie uitvoerig kennis gemaakt. Wat was er gebeurd met de perfomance van het programma als er bij de start was kennis gemaakt?

Tot slot

Effectief contractmanagement is al-met-al een essentieel onderdeel van het projectmanagementproces. Het stelt project/programmanagers in staat om de risico’s en verplichtingen te beheren en ervoor te zorgen dat alle partijen zich aan de overeenkomst willen en kunnen houden.  Je bent als project/programmamanager medeverantwoordelijk voor het contract-eco-systeem.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”20″][vc_column][vc_column_text]

Een bijdrage van

Bert van der Hooft

[/vc_column_text][kleo_social_share][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”18182″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/de-waarde-van-lid-zijn/”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”17425″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/winkel/eventkalender/”][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”0″][vc_column][vc_posts_grid loop=”size:12|order_by:date|post_type:post|categories:822″][/vc_column][/vc_row]