[vc_row padding_top=”0″ padding_bottom=”0″][vc_column][vc_column_text]
De performance van projecten maakt of breekt de business. Slagingskans. Betrouwbaarheid. Efficiency. Want zeg nu zelf, als het vliegtuigen waren, zou je dan instappen? Nee toch? Dat is spelen met je leven.
Het raadsel waarom we de performance van projecten niet kunnen verbeteren
Is dat niet merkwaardig? Ik zet het even op een rijtje. Zeventig jaar geleden, met de introductie van de Critial Path Method werden de problemen met projecten al beschreven. In de hele wereld zijn er miljoenen projectmanagers. Sinds die tijd hebben we met samen echt alles wel geprobeerd. Maar het blijft een raadsel. We komen er gewoon niet doorheen. Met als resultaat dat anno 2023 overal nog steeds de meeste projecten in de problemen lopen. Je kunt het zelf overal zien. De meeste pogingen om daar verandering in te brengen mislukken of anders vallen we wel weer terug. Projectorganisaties die performance vast kunnen houden zijn gewoon heel erg zeldzaam. En zo dringt de conclusie zich op dat performance van projectorganisaties überhaupt niet te verbeteren valt.
Alleen, probeer dat maar eens te bewijzen en uit te leggen. En zo stuitte ik op een joekelsgrote blinde vlek. We weten heel erg veel over projectmanagement, maar over hoe projectorganisaties echt werken, blijkt een groot raadsel.
En over dat raadsel, die blinde vlek, gaat dit artikel. Want daar onze de lang gekoesterde doorbraak.
Workflows geven een nieuwe kijk op projectorganisaties
Als je op de juiste manier naar projectorganisaties kijkt, dan blijkt dat in die spaghetti en dat gekrioel, projecten zich gedragen alsof ze netjes achterelkaar in aparte workflows door de organisatie bewegen. 
Dat heeft er mee te maken dat projecten niet tegelijk door de bottlenecks van schaarse capaciteit kunnen. Wanneer er meerdere bottlenecks zijn, dan zijn er ook meerdere van die workflows. Iedere workflow doet precies een zo’n bottleneck aan.
Projecten bewegen zich niet echt op die manier door de organisatie, maar als je erop de juiste manier naar kijkt, dan gedragen ze zich wel precies zo.
En die workflows hebben merkwaardige eigenschappen. Het blijkt dat ze volledig onafhankelijk van elkaar te managen zijn. Voor het managen van de ene workflow hoef je niets over de anderen workflow te weten. Ondanks dat ze gebruik maken van dezelfde resourcepool. Ze beïnvloeden elkaar wel, maar je hoeft daar geen acht op te slaan om het maximale uit die workflows te halen. Als je er op de juiste manier naar kijkt, dan gedragen ze zich onafhankelijk van elkaar.
Workflows zijn eenvoudig te managen
Simpele workflows optimaliseren is veel makkelijker dan een heel project portfolio waar projecten kriskras door elkaar bewegen. Het meest efficiënt is wanneer zo’n workflow zonder haperen door de bottleneck gaat in een continue ononderbroken stroom. De bottleneck hoeft nooit te wachten en raakt ook nooit verstopt.
Sommige wetenschappers concluderen dat toewijzing van resources aan projecten om capaciteit zeker te stellen voor hele project portfolio’s niet mogelijk is. Maar met workflows is capaciteit wel eenvoudig voor projecten zeker te stellen.
Daarvoor zijn maar twee maatregelen nodig.
Start projecten Just in Time
De eerste maatregel is om te zorgen dat projecten precies op tijd starten. Vroeg genoeg zodat projecten op tijd bij de bottleneck aankomen voor een continue workflow. Maar ook niet veel eerder omdat dan verstoppingen kunnen ontstaan en de capaciteit niet meer is gegarandeerd.
Ik kwam er min of meer toevallig achter dat wanneer je de snelheid van de workflow kent, maar vier parameters per project nodig zijn om de starttijd (en eindtijd) van projecten te bepalen.
Het gaat om parameters als projectduur, werklast, tijd voor de bottleneck en tijd na de bottleneck. Dat is wel wat anders dan die ingewikkelde analyses van planningen, afhankelijkheden en onvoorspelbare beschikbaarheid van mensen die daar normaal bij komen kijken.
De snelheid van de workflow kan bij het inregelen eenvoudig worden geschat aan de hand van vuistregels, schattingen en onderbuikgevoel. Daarna kan de snelheid eenvoudig worden gemeten aan de hand van de voortgang van individuele projecten.
Signaleer en mitigeer verstoring in de flow
De tweede control maatregel is ervoor om verstoringen te signaleren en mitigeren. Dit gaat om verstoringen die wachttijden en overbelasting in de bottleneck veroorzaken, projecten die te vroeg of te laat starten en wanneer de beloofde opleverdatum van een project niet meer gegarandeerd kan worden. Die verstoringen kunnen ook worden afgeleid uit de beweging van projecten. Zo is er vaak nog wat aan problemen te doen voor ze ontstaan of voordat het uit de hand loopt.
Goed voor extra performance
Deze twee control maatregelen resulteren in de hoogste productiviteit voor iedere workflow onafhankelijk. Dat is niet alleen het efficiëntste gebruik van de capaciteit. Het is ook de beste garantie dat capaciteit beschikbaar is. En dus ook wanneer projecten resources delen. Het maakt daarvoor niet uit hoeveel workflows een projectportfolio bestaat.
Dit is niet alleen maar theorie. Deze aanpak is bij verschillende soorten projectorganisaties getest en geïmplementeerd. De tijd om workflows op te zetten vraagt in de praktijk minder dan een tot enkele weken, natuurlijk wel afhankelijk van de situatie en gretigheid van de organisatie. Goed voor 20-50% extra performance.
De performance van projecten maakt of breekt de business
De performance van projecten maakt of breekt de business. Slagingskans. Betrouwbaarheid. Efficiency. Hoe die performance te verbeteren is een raadsel. Maar dat is nu dus opgelost. Workflows.
Met dit artikel heb ik geprobeerd opheldering te geven over hoe projectorganisaties blijken te werken. En te schetsen hoe de performance van projecten wel betrouwbaar en substantieel verbeterd kan worden. Omdat dat een raadsel is. Maar nu dus opgelost.
Wil je weten wat dit kan betekenen voor jouw organisatie, neem dan met mij contact op via J.vanegmond@cratosconsulting.nl.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”20″][vc_column][vc_column_text]
Een bijdrage van
Jan van Egmond zijn passie en expertise ligt bij het ontwikkelen van betere en eenvoudigere oplossingen voor project organisaties. Sinds 2012 doet Jan onderzoek naar projectorganisaties en de complexiteit van projectportfolio’s waarvoor hij effectieve en eenvoudige algoritmen ontwikkelde en toepast voor zijn klanten. De in dit artikel beschreven aanpak heeft hij bij verschillende organisaties toegepast. Jan is als consultant werkzaam bij Cratos Consulting en hij is projectportfoliomanager bij de Directie ICT van de TU Delft.[/vc_column_text][kleo_social_share][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”18182″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/de-waarde-van-lid-zijn/”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”17425″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/winkel/eventkalender/”][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”0″][vc_column][vc_posts_grid loop=”size:12|order_by:date|post_type:post|categories:813″][/vc_column][/vc_row]