Gamification voor Project Management

[vc_row padding_top=”0″ padding_bottom=”0″][vc_column][vc_column_text]Vanaf september 2023 staat de podcast live waarin ik (Bart Hufen) Jan Willem Huisman interview over project management binnen de serious games industrie. Jan Willem is oprichter en creatief directeur bij IJsfontein waar ik in 1999 ben afgestudeerd en sinds die tijd diverse malen mee heb samengewerkt. We bespreken in de podcast in een open gesprek waar hij tegenaan liep bij het ontwikkelen van serious games en gamification systemen. In dit artikel geef ik zelf antwoord op de vragen die ik aan Jan Willem stelde.

Die vragen zijn:

1. Wat is het meest interessante project geweest waar je aan hebt gewerkt?
2. Hoe verloopt een ideaal project?
3. En hoe is dat vaak in de praktijk?
4. Wat is het moeilijkste project geweest en waarom?
5. Wat is het leukste project geweest en waarom?

---

Wat is het meest interessante project geweest waar je aan hebt gewerkt?

Het meest interessante project dat ik ooit heb gedaan was denk ik voor Nationale Nederlanden. De redenen waren onder andere omdat het een internationaal project was voor 16 landen in 12 talen, er dus ook een grote DMU betrokken was met stakeholders vanuit allerlei afdelingen en disciplines (communicatie, compliance, HR, legal, etc). En ook omdat het een passie onderwerp was voor me, namelijk het tot leven brengen van hun nieuwe kernwaarden. Waarden zijn enorm belangrijk om de cultuur van een organisatie levend te houden en de juiste mensen aannemen, binden en tot bloei te laten komen, maar waarden zijn ook enorm moeilijk tot leven te brengen, omdat het zo ‘vaag is’.

Het game concept dat we hebben bedacht was een kaartspel geïnspireerd door de entertainment game Hearthstone. In ons spel moesten collega’s samen diverse stakeholders voor zich zien te winnen door het spelen van actiekaarten die impact maakten op de waarden (care, clear en commit). Er waren uiteindelijk 16 verschillende stakeholders te verdienen met bijna 90 verschillende acties en handelingen die waren gebaseerd op de drie kernwaarden. Door het spelen van de game kregen medewerkers een beter gevoel welk gedrag gepast of juist ongepast was om die waarden tot leven te brengen.

Bij het traject hebben we de 12 stakeholders zo goed mogelijk in elke fase van de productie getracht mee te krijgen en bij elke go / no go beslissing keuzes te laten maken. Games ontwikkel je agile (vooral niet waterval of via Prince 2), maar toch zijn er in het ontwikkelproces wel milestones te definieren zoals de conceptfase (het uitgewerkte idee), het prototype (een papieren / Figma of pdf versie van het concept), de content fase, de alpha versie, beta versie en launch versie.

Het spannende was dat de opdrachtgever een lanceerdatum in gedachten had die niet realistisch was, die ik vanaf de start van het project uit het hoofd heb getracht te praten… Dat lukt maandenlang niet, totdat ook de opdrachtgever wel voelde dat we in het project nog niet ver genoeg waren om de game op tijd, veilig en juist te lanceren.

Daarnaast was het voorstel om eerst een soft launch te doen in Nederland, maar ook dat werd snel van de hand gewezen… Dus we mochten op een later moment lanceren, maar dan moest het wel direct wereldwijd met een grote campagne gelanceerd… En zo geschiede het. Dankzij Weirdbeard die destijds de game bouwde en de hosting bij Amazon waren er technisch geen problemen en werd de lancering een groot succes. Mijn vrienden van design bureau Today in Utrecht hadden diverse campagne middelen ontwikkeld en uiteindelijk speelde bijna 70% van het hele bedrijf de game. De game is drie jaar achter elkaar ingezet om de merkwaarden op een leuke manier onder de aandacht te brengen bij alle medewerkers wereldwijd. De presentatie van Regina te Raa van NN is nog te vinden op YouTube.

Mijn key learning van dit project blijft dat je alle stakeholders tijdens het traject continu moet updaten over het proces en ze ‘in de wagen’ moet zien te houden. Ook al kunnen ze niet bij elke go / no go fase zijn – stuur dan individueel een update en blijf het initiatief nemen en de leiding houden.

Hoe verloopt een ideaal project & hoe vaak komt dat in praktijk voor?

Hoe verloopt een ideaal project wat mij betreft? Nou uiteraard met maximaal budget en een ideale timeline die we zelf mogen bepalen op basis van de beschikbare resources. Maar dat is natuurlijk een illusie (direct antwoord op vraag 3). De meeste opdrachtgevers hebben nog nooit eerder een game laten ontwikkelen en weten niet waar ze aan beginnen, laat staan wat het kost en wat er allemaal bij komt kijken. Het spanningsveld tijd, geld en kwaliteit is altijd lastig. Vaak hebben opdrachtgevers te weinig budget voor wat ze willen bereiken.

Ik heb in het verleden wel eens met een opdrachtgever afgesproken dat we het budget dan niet in één keer op zouden maken. Ze hadden dat jaar maar een derde van wat we eigenlijk nodig hadden om de gewenste kwaliteit te leveren. Het voorstel was om de game in drie jaar tijd steeds verder door te ontwikkelen. Een agile approach waarbij we dus zo snel mogelijk een MVP zouden opleveren en dat dan jaar na jaar naar een hoger niveau zouden trekken. Van de twee contactpersonen die ik had bij de opdrachtgever ging er één met zwangerschapsverlof. Toen die terugkwam was er direct kritiek op het MVP dat we tijdens haar afwezigheid hadden ontwikkeld en inmiddels hadden opgeleverd voor die 33% van het nodige budget waarna ze haar teleurstelling uitsprak. Dan kun je blijven herhalen wat de afspraak was, maar die discussie win je dan dus niet.

Na heel veel gesteggel en discussie kwam er uiteindelijk nog eens 17% budget bij om de game verder te ontwikkelen, maar nog was het niet goed genoeg (logisch want we zaten pas op 50% van het budget en dus 50% van de beoogde kwaliteit).

Toen kregen we verwijten dat de game niet werd gespeeld en dat het door de game kwam… Mijn betoog was dat er pas 20 (van de 800) mensen zich hadden aangemeld voor het spel, dus … dat het eerder aan de communicatie rondom de game lag. We hadden een voorstel gedaan om communicatiemiddelen te ontwikkelen, maar dat was afgewezen. Anyhow… gesteggel en gezeur. Uiteindelijk werd de game intern gepromoot via een goede campagne en is de game toch een relatief goed succes geworden, want 70% speelde de game 3 keer… met name de battle mode die we later hadden ontwikkeld stimuleerde het gebruik.

Dus idealiter werken we met opdrachtgevers die ons vertrouwen en 100% het budget vrijmaken dat we offreren op basis van de gestelde vraag.

Een ervaren product owner aan klantzijde helpt dan enorm. Die fungeert immers als centraal contactpersoon vanuit de opdrachtgever en zou in staat moeten zijn inhoudelijke beslissingen te nemen over de backlog van het project en prioriteiten stellen over wat we wel en niet kunnen ontwikkelen binnen het gegeven budget (of eventueel meer budget vrijmaken wanneer nodig).

Het maken van een game is niet zo eenvoudig als het maken van een flyer, poster of radiospotje. Je weet vooral nooit vooraf tegen welke technische uitdagingen je gaat komen. Daarom is agile werken een noodzaak; om zo vanuit een backlog stap voor stap naar een ‘meer optimale’ versie van het product te komen. Het helpt als de opdrachtgever de eerste versie kan beschouwen als MVP – een minimal viable product. Maar helaas willen veel klanten die eerste versie zien als de eindversie…

Wat is het moeilijkste project geweest en waarom?

Het moeilijkste project is een project waarbij de opdrachtgever torenhoge verwachtingen heeft die ze niet op papier krijgen in een goede briefing. Daarnaast moet de inhoudelijke content altijd vanuit de klant komen. We kunnen hooguit helpen met de opzet van de structuur voor de content (de back-end / database) die de klant dan vult. Maar we kunnen de content eigenlijk niet gaan schrijven voor de klant. Voor dit ‘moeilijkste project’ ben ik ooit de content gaan schrijven, omdat de klant er geen tijd voor kon vrijmaken (of het simpelweg niet gedaan kreeg). Eigenlijk was dit alarmfase 1.

Ik wilde de content dan wel vanuit één document schrijven (een Google spreadsheets – wat ik ook iedereen aanraad). Maar door een eigenwijze creatief directeur vanuit productiekant (die niet iemand van de back-end op dag 1 wilde aansluiten) en de onmogelijkheid om via Google docs te werken aan de klant-kant zijn er in 18 maanden tijd zoveel dingen fout gegaan dat die nog niet zijn opgelost.

Na akkoord op het concept kon ik eindelijk in overleg met de ‘back-end boys’. Die inmiddels een eigen opzet hadden gemaakt voor een ‘content-file’ / back-end… die qua structuur dus niet overeen kwam met mijn content-file. Dat was vragen om moeilijkheden en die kwamen er dus ook. Daarnaast leverde de klant versie na versie aan met nieuwe correcties op de content, waardoor we allemaal het overzicht kwijt raakte wie welke versie had en wat de laatste was… En als klap op de vuurpijl had ik te maken met een onder-ervaren project manager die na dit project ook de tent verliet. Mijn learnings van dit project zijn:

1. Houd je voet stijf over HOE je het project wil aanpakken en uitvoeren naar alle partijen toe (ook individuele stakeholders: JIJ bent in de lead).
2. Bepaal wie op welk moment aan tafel moet zitten en zorg dat die er bij zijn.
3. Durf nee te zeggen als dat nodig is en leg zo nodig het project stil.
4. Vind de juiste (digitale) tooling om het project zo te managen dat je het project kunt beheersen zoals je voor ogen had bij punt 1.

Wat is het leukste project geweest en waarom?

Het leukste project ging nooit live. Mijn leukste opdrachtgever was in ieder geval BelCompany / Vodafone / Ziggo := Vodafone Ziggo waar we in totaal uiteindelijk 7 projecten voor hebben gedaan. Vanuit klantzijde waren zowel Ferry (nu Vodafone-Ziggo) als Sabine (nu Pon Automobiel Handel) inhoudelijk enorm sterk, professioneel, geduldig en geweldige stakeholder managers. Leverden altijd op tijd antwoorden en content aan, waren er wanneer nodig en lieten het team met rust wanneer nodig.

Mijn leukste project is een project dat helaas nooit verkocht is, maar wel ontwikkeld. We hadden een prima budget, hele leuke opdrachtgevers (er was zelfs een aparte BV voor opgericht) en ik mocht een freelance dream-team samenstellen. We deden dit project volledig in eigen beheer met BrandNewGame. Uiteindelijk waren er ongeveer 8 mensen in een periode van 2 jaar mee bezig, waaronder destijds mijn partner Tim Bonekamp, visueel ontwerper Peter Klein en een UX designer.

De game was bedoeld om medewerkers van klanten van de opdrachtgever inzicht te geven in hun ‘vitaliteit-profiel’. Tot dat moment verkocht de opdrachtgever vragenlijsten die medewerkers moesten invullen om op basis daarvan vast te stellen hoe het was gesteld met hun rationele-, sociaal emotionele, fysieke en spirituele veerkracht. Maar dat wilde ze dus nu gaan doen via een serious game.

Het concept dat we hadden bedacht was geïnspireerd door de televisieserie Lost en het televisie spelprogramma Expeditie Robinson. We noemden de game Survival Island.

Het introductieverhaal was dat je als schipbreukeling van een cruiseschip was aangespoeld op een onbewoond eiland en je daar moest zien te redden door het eiland te verkennen en eten en drinken uit aangespoelde koffers moet halen om te overleven. Door de game heen zaten er ‘serieuze vragen en overpeinzingen waarvan de antwoorden bijdroegen aan het opbouwen van jouw vitaliteitsprofiel. Elke vraag had vier antwoordmogelijkheden, bijvoorbeeld: “Je staat er kennelijk alleen voor op het eiland, hoe voelt dat?” Of: “Je ziet een aantal ansichtkaarten in het zand liggen, welke neem je mee?”

Dankzij de opstelling van de opdrachtgever die heel positief erin stond waren er weinig learnings bij dit project en zaten we vooral in een happy flow. Helaas is het de opdrachtgever niet gelukt de game te verkopen. Ik denk dat het te maken had met de prijsstelling. Een vragenlijst verkopen voor €0,10 per medewerker is toch een andere propositie dan een game aanbieden voor €10,- per medewerker…

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”20″][vc_column][vc_column_text]

Een bijdrage van

[/vc_column_text][kleo_social_share][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”18182″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/de-waarde-van-lid-zijn/”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”17425″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/winkel/eventkalender/”][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”0″][vc_column][vc_posts_grid loop=”size:12|order_by:date|post_type:post|categories:827″][/vc_column][/vc_row]