[vc_row padding_top=”0″ padding_bottom=”0″][vc_column][vc_column_text]
Project Performance wordt gezien als een cruciaal aspect van projectmanagement dat essentieel is voor het behalen van succes in elk project. Project Performance is een indicatie voor hoe goed een project presteert in termen van het behalen van zijn doelen, het leveren van kwaliteitsresultaten, het binnen het budget blijven en het halen van mijlpalen. Het gaat ervan uit dat deze aspecten meetbaar zijn of meetbaar gemaakt kunnen worden. Het geeft dus informatie over hoe het project ervoor staat. Maar hangt het succes van een project dan werkelijk af van wat deze indicatoren aangeven?
De belangrijkste indicator is vaak de Team Performance en laat die nu juist moeilijk meetbaar zijn. Het projectteam moet in staat zijn om de kritieke succesfactoren voor het project te identificeren, de projectprestaties te vergelijken met die factoren en zo nodig corrigerende maatregelen te nemen. Deze Key Performance Indicators (KPI’s) zijn daarbij niet meer dan hulpmiddelen. Bekende voorbeelden van KPI’s zijn de Cost Performance Index (CPI) en de Scheduled Performance Index (SPI) en als methode Earned Value Management (EVM).
Key Perfomance Indicators
Cost Performance Index (CPI) is een maatstaf die de kostenefficiëntie van een project meet door de waarde van het uitgevoerde werk te vergelijken met de werkelijke kosten van dat werk. CPI kan het projectteam helpen bepalen of het project boven of onder het budget valt en zo nodig corrigerende maatregelen nemen. Een CPI-waarde van minder dan 1 geeft aan dat het project het budget overschrijdt, terwijl een CPI-waarde groter dan 1 aangeeft dat het project onder het budget valt.
Schedule Performance Index (SPI) is een maatstaf die de planningsefficiëntie van een project meet door de waarde van het uitgevoerde werk te vergelijken met de geplande waarde van dat werk. SPI kan het projectteam helpen bepalen of het project voor of achter loopt op schema en zo nodig corrigerende maatregelen nemen. Een SPI-waarde kleiner dan 1 geeft aan dat het project achterloopt op schema, terwijl een SPI-waarde groter dan 1 aangeeft dat het project voorloopt op schema.
Earned Value Management (EVM) is een projectmanagement techniek die projectomvang, kosten en planning integreert om de projectprestaties te meten. EVM gebruikt drie maatstaven: geplande waarde (PV), werkelijke kosten (AC) en verdiende waarde (EV). PV vertegenwoordigt de geplande waarde van het werk dat op een bepaald moment had moeten worden voltooid. AC vertegenwoordigt de werkelijke kosten die zijn gemaakt om het werk tot op dat moment te voltooien. EV vertegenwoordigt de waarde van het werk dat tot dan toe daadwerkelijk is voltooid. EVM kan het projectteam helpen projectafwijkingen te identificeren en waar nodig corrigerende maatregelen te nemen.
Deze drie KPI’s zijn dus alle drie gekoppeld aan de planning. Kortom de Project Performance is direct gekoppeld aan de planning. Hiermee is de planning dus zeer bepalend voor de KPI’s. Hoe betrouwbaar is dan die informatie?
Hoeveel teamleden herkennen hun werk in de planning?
Activiteiten als Ontwerpen …… of Project management zie je vaak terug in een planning. Dat zijn containerbegrippen, die weinig informatie geven over wat een teamlid werkelijk doet, laat staan dat hij of zij hier voortgang op kan geven. De bekende KPI’s zijn dus veel meer van belang voor portfolio of programma management dan voor het project zelf.
Onze eigen Project Indicatoren
Welke indicatoren geven dan informatie over de Project Performance voor het projectteam zelf?
Nuttige voorbeelden die ik de laatste jaren heb ervaren zijn de Team Performance Indicator volgens situationeel teamleiderschap. Hier krijgt het team informatie over waar het team staat. Door het hier met elkaar bewust over te hebben en dus informatie over het teamvormingsproces te delen, komt er vaak informatie vrij over hoe de Project Performance is te verbeteren.
Ook een periodieke beoordeling van het team door de teamleden kan deze bewustwording versterken en geeft een goede indicatie over het team. Dit kan dan bijvoorbeeld met een aantal standaard vragen over gedragsregels die van te voren met elkaar zijn bepaald.
Een ander voorbeeld is het aantal dagen dat een taak openstaat ten opzichte van een standaardwaarde van bijvoorbeeld 5 werkdagen dat een taak opgepakt zou moeten worden. Door dit inzichtelijk te maken wordt ieder teamlid zich meer bewust van zijn of haar bijdrage aan de Project Performance. Taken en activiteiten in de planning liggen dicht bij elkaar, met belangrijkste verschil dat bij een taak er een eenduidige eigenaar is, die zich herkend in die taak een wet wat er allemaal moet gebeuren om de activiteiten te kunnen voltooien. Uit het geheel aan taken van alle teamleden en de onderlinge afhankelijkheden ontstaat een natuurlijke planning. Dit is een belangrijk onderdeel van het Natural Planning Model beschreven door David Allen in de Getting Things Done methode. Het is een manier van plannen die rekening houdt met hoe ons hoofd werkt. Door inzichtelijk te maken welke taken er zijn voor de komende weken en in gaten te houden hoe deze taken opgepakt worden en daarover met elkaar te communiceren kan de Project Performance verbeteren. Dit zie je ook terug in bijvoorbeeld de methodes van Agile en Kanban.
Project Performance is dus mede afhankelijk van effectieve communicatie tussen projectteamleden, belanghebbenden en sponsors. Indicatoren geven informatie die deze communicatie stroomlijnt. Leden van het projectteam moeten de voortgang, problemen en risico’s van het project op een duidelijke en beknopte manier kunnen communiceren. Hier ligt dan ook de waarde van deze indicatoren of PPI’s;
Informatiebeheersing = Projectbeheersing
Belanghebbenden en sponsors moeten op de hoogte worden gehouden van de voortgang van het project en eventuele wijzigingen in het projectplan. Effectieve communicatie kan ervoor zorgen dat alle projectbetrokkenen op één lijn zitten met de projectdoelstellingen en dat eventuele problemen of risico’s tijdig worden aangepakt. De PPI’s zijn hierbij een belangrijk hulpmiddel. Het heeft dus ook zin om samen met het projectteam deze PPI’s te bepalen. Wat vinden wij belangrijke indicatoren om onze Project Performance te bepalen? Wanneer is onze Project Performance goed?
Concluderend, Project Performance is een cruciaal aspect van projectmanagement dat essentieel is voor het behalen van projectsucces. Projectteams moeten in staat zijn om PPI’s te identificeren, de projectprestaties te volgen met behulp van de juiste statistieken en zo nodig corrigerende maatregelen te nemen. Effectieve communicatie tussen projectteamleden, belanghebbenden en sponsors is essentieel voor het succes van het project. Door Project Performance effectief te beheren, kunnen projectteams ervoor zorgen dat projectresultaten voldoen aan de verwachtingen van belanghebbenden en bijdragen aan het algehele succes van de organisatie.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”20″][vc_column][vc_column_text]
Een bijdrage van
Paul Hesp werkt als projectmanager bij RH-mari
ne en heeft in verschillende rollen ruim 25 jaar ervaring met projectmatig werken. Veel van deze ervaringen zijn samengevat in het boek Getting projects Done wat in 2018 is uitgegeven. De titel van dit boek geeft ook aan waar de passie vandaan komt, om vanuit een pragmatische aanpak de verschillende werkpakketten gedaan te krijgen. Het inzichtelijk maken van wat je samen met met projectteam gedaan hebt en nog moet doen is daar een onderdeel van.
[/vc_column_text][kleo_social_share][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”18182″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/de-waarde-van-lid-zijn/”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”17425″ img_size=”large” onclick=”custom_link” img_link_target=”_blank” link=”https://www.hdmwp-demo.nl/winkel/eventkalender/”][/vc_column][/vc_row][vc_row padding_top=”0″][vc_column][vc_posts_grid loop=”size:12|order_by:date|post_type:post|categories:813″][/vc_column][/vc_row]