Plan B: De energie van intervisie nader bekeken

[vc_row padding_top=”0″ padding_bottom=”0″][vc_column][vc_column_text]

Wat leren ervaren project professionals van elkaar, anders dan uit de boeken?

Op zoek naar leerervaringen van ervaren projectmanagers nemen we je mee naar een bijzonder intervisienetwerk binnen IPMA van projectprofessionals op IPMA-A en B niveau. Hoe werkt intervisie en hoe leren deze rotten in het vak van elkaar? En wat is er anders dan de kennis die ze al uit de boeken halen? We vroegen een aantal deelnemers naar hun ervaringen.

Binnen Plan B, een samenwerkingsverband van IPMA-B gecertificeerden, ontstond 6 jaar geleden behoefte aan een community voor IPMA A- en B-gecertificeerden. Uit navraag bleek dat er voor vakmensen die aan de IPMA B-criteria voldeden, weinig mogelijkheden waren om onderling kennis en ervaringen uit te wisselen. Daarom heeft Plan B, in samenwerking met de vakvereniging IPMA-NL, het initiatief genomen om voor deze doelgroep intervisietrajecten te organiseren. In 2015 startte de eerste groep. 

Anno 2020 staat de teller op zeven begeleide groepen, waaraan in totaal meer dan 10% van de gehele populatie van IPMA-B gecertificeerden heeft meegedaan. De intervisies bieden IPMA A en B gecertificeerden de mogelijkheid te sparren met gelijkgestemden. Zij maken deel uit van een intervisienetwerk. Men leert elkaar goed kennen tijdens een intervisietraject en het netwerk breidt zich uit tijdens plenaire bijeenkomsten en via het online platform “IPMA-B talks business”, waarop de deelnemer aangehaakt kan blijven na afloop van een intervisietraject.

Na vijf jaar is de tijd rijp om eens de balans op te maken. Daartoe stelden we (oud-)deelnemers een aantal vragen als:

•       Wat heeft intervisie jou gebracht? 
•       Waarom acht jij intervisie de moeite waard, ook voor andere senior project- en programmamanagers? 

De volgende twee paragrafen maken duidelijk wat intervisie is en hoe Plan B de intervisie organiseert. Daarna lees je hoe de (oud-)deelnemers de vragen hebben beantwoord. Dit artikel eindigt met een conclusie. 

Wat is intervisie?

Intervisie is leren door reflecteren. Leren doe je met vallen en opstaan, wie kent het gezegde niet? Het gezegde verzwijgt echter dat tussen het vallen en het opstaan een reflectiemoment zit. Hoe kwam het dat ik viel? Er liep iemand naast mij, waarom viel zij níet? Waar moet ik de volgende keer op letten? Reflecteren leidt tot handelingsalternatieven. Daarom sta je op en loop je, wijzer geworden, verder.

Intervisie organiseert het reflecteren. Omdat reflecteren er meestal niet van komt tijdens het hectische werkende leven, brengt intervisie uitkomst – een oase van rust en een bron van inspiratie. 

Intervisie doe je met een groep van ongeveer zes gelijkgestemden, mensen die hetzelfde vak uitoefenen. Een intervisiegroep komt geregeld bij elkaar, met een zelf afgesproken regelmaat binnen een onderling afgesproken doorlooptijd. Iedere bijeenkomst brengt iemand een casus in. Per bijeenkomst wordt doorgaans één casus aangepakt, in een enkel geval twee.

Zo krijg je hulp bij het reflecteren:  intervisiegenoten stellen naar aanleiding van jouw casus vragen aan je die tot nadenken dwingen. En als je tot de kern van het probleem bent gekomen (“hoe kwam het dat ik viel”?), krijg je met behulp van je intervisiegenoten ideeën over wat jíj een volgende keer anders zou kunnen doen. Je kan er direct mee aan de slag in de praktijk.

Tijdens een intervisiesessie is altijd een moderator nodig, iemand die het intervisieproces begeleidt. In sommige groepen nemen deelnemers beurtelings die rol op zich. De moderator bewaakt de gekozen aanpak en zorgt ervoor dat de groep de stappen goed doorloopt. Andere groepen kiezen voor een vaste moderator die deskundig is in het begeleiden van intervisiegroepen.

Hoe organiseert Plan B de intervisietrajecten?

In 2015 startte Peter Aarden de eerste intervisiegroep speciaal voor B-gecertificeerde project- en programmamanagers. Het kreeg de naam “Plan B intervisienetwerk”. Aanvankelijk organiseerde hij de avonden samen met de moderators Cora Gijswijt en Henri Haarmans. In 2018 haakte Roderik Pape aan en sindsdien bereiden Peter, Roderik en de moderators, samen de avonden voor. 

Een intervisiegroep bestaat regulier uit ongeveer acht B-gecertificeerde IPMA-leden. Zij komen zo’n acht keer ’s avonds samen voor een intervisiesessie, binnen de tijdspanne van een jaar. De locatie was regelmatig het IPMA Certificeringscentrum in Nieuwegein. Tegenwoordig komen ze bij elkaar bij één van de deelnemers op locatie, zodat ook diens werkomgeving deel kan uitmaken van de setting.

Intervisiesessies worden geregisseerd door een professionele moderator die de agenda en de aanpak bewaakt. Deelnemers krijgen minstens éénmaal het podium om hun casus te presenteren. Het moet gaan om een actuele casus met problematiek die op dat moment speelt. De inbrenger van de casus bereidt de casus voor middels een PowerPoint waarop Roderik en Peter een review geven, voorafgaand aan de avond. 

Voor de aanpak van die casus tijdens de intervisiesessie kiezen de moderator en de inbrenger samen een methode. Er zijn veel methoden in omloop – via internet vind je gemakkelijk veel verschillende aanpakken, zoals de basismethode, de roddelmethode of een clinic, te vinden op https://www.podopost.nl/werkvormen-voor-intervisie/ .  Iedere methode gaat achtereenvolgens in op nadere analyse van de casus, vaststellen de kern van het probleem en inventariseren van alternatieve handelswijzen. De afronding bestaat eruit dat de inbrenger een concreet plan van aanpak formuleert. In de daaropvolgende intervisie vertelt de inbrenger wat de resultaten waren van de nieuwe aanpak. 

Hoe kijken oud-deelnemers terug op het intervisietraject?

Uit eerdere feedback op de intervisietrajecten bleek al dat de deelnemers blij waren met de effecten van het deelnemen. Noemenswaardig zijn:

•       het geeft veel meerwaarde om met gelijkgestemden om tafel te zitten en ervaringen te delen met vakgenoten;
•       je krijgt hoogwaardige feedback; 
•       het geeft energie en zelfvertrouwen;
•       het vak Projectmanagement wordt op hoger niveau gebracht; 
•       het is nuttig om ervaring op te doen met verschillende intervisiemethodieken;
•       je netwerk wordt groter, het levert een hoogwaardig netwerk binnen Nederland op;
•       het geeft inzicht in soortgelijke problematiek bij andere organisaties, daardoor krijg je ook creatieve invalshoeken en andere perspectieven.

De reacties op de vragen beaamden deze effecten en voegden er ook veel aan toe. 

De respondenten volgden een intervisietraject in de afgelopen vijf jaar. Startjaren waren 2015 tot en met 2019. Eén van hen meldt “Ik ben in het najaar van 2017 lid geworden van de IPMA-B intervisie groep. En het voelde vanaf de eerste sessie als een warm bad”. 

Welke casuïstiek kwam aan de orde?

De behandelde casuïstiek toont veel overeenkomsten. De context was gevarieerd, deelnemers maakten kennis met verschillende branches, allerlei soorten bedrijven. Daarbinnen ging het van heel grote projecten met een IT component naar veranderprogramma’s met een grote organisatie component, of zoals een ander aangeeft: “zowel projecten als megaprojecten als programma’s”. 

De overeenkomsten zitten vooral in de aard van de casussen. Altijd ging het om de menskant van projectmanagement: problematiek met betrekking tot samenwerking, diversiteit in belangen die ogenschijnlijk niet samengaan. Hoe ga ik om met mijn opdracht / opdrachtgever / projectomgeving ? 

Afhankelijk van de samenstelling van de groep kwamen ook thema’s aan bod als portfoliomanagement, Agile werken, wat is het verschil tussen de ZZP-, dus externe, projectmanager en de organisatie-interne projectmanager? 

Er was veel overeenstemming in de antwoorden op de vraag naar wat voor de intervisiegroepen de gemeenschappelijke deler was geweest. In 90% van de casussen draaide het om menselijke interactie, vat een respondent bondig samen. De anderen vullen aan met thema’s als communicatie en onderling vertrouwen. Stakeholdermanagement was ook een onderwerp wat vaak terugkomt. Dit blijkt toch altijd weer belangrijk. Daaraan gerelateerd ook de samenstelling van je stuurgroep: “Heb je daarin de juiste stakeholders en hebben ze voldoende mandaat?” Informatie en organisatie, vult een ander aan en iemand meldt ook “het effectief zorgen voor draagvlak, op allerlei niveaus”. Eén respondent vertelt dat in haar intervisiegroep meer dan eens werd gespard over projectmanagement in combinatie met Agile werken. 

Wat leerden de deelnemers zelf gedurende het intervisietraject?

Alle deelnemers leerden zowel van de casuïstiek van anderen als van het inbrengen van hun eigen casus. De IPMA-B’ers zijn aan het woord.

Concrete leerpunten: 

• Als de samenwerking overgaat in formele distantie dan moet ik weer hard aan de samenwerking werken. 
• Vertrouwen in elkaar, vooral als er significante stakeholdergroepen zijn, is belangrijk. 
• Relatie met opdrachtgever is de sleutel.

Wat de leervorm intervisie opleverde:

• Vooral een stuk reflectie; als je ergens middenin zit, krijg je ongemerkt een smaller blikveld. Door intervisie wordt het probleem weer van alle kanten belicht.
• Ogenschijnlijk eenvoudige tips of vragen over de aanpak kunnen verrassende inzichten geven.
• Vooral het kunnen sparren met gelijkgestemden heb ik als erg verfrissend ervaren
• Het is elke keer weer verrassend wat je leert door alleen al vanuit een andere invalshoek naar het probleem te kijken. Zowel voor je eigen casus als die van anderen. 
• Elke intervisie gaf me weer inzichten, die waren zeer divers. 
• Intervisie heeft ook toegevoegde waarde als je niet direct een probleem hebt. 

Ik herken veel in de casuïstiek die anderen inbrengen. Dat geeft reflectie maar bij mij met name zelfvertrouwen. Ik heb weleens gedacht dat ik de enige sukkel was die hiermee worstelde. Maar nu blijken het zeer herkenbare issues, zoals weerstanden, discommunicatie en onbegrip.

• Een open deur, maar toch: dat ik niet de enige ben die uitdagingen tegenkomt binnen zijn werk. 
• Verschillende vormen van intervisie leren kennen.
• Ik ervoer dat collega’s voor dilemma’s en uitdagingen komen te staan die heel herkenbaar zijn. En hoe ze deze oplossen. Het leerzame is dat je soms heel verrassende oplossingsrichtingen gepresenteerd krijgt. En dat heeft meerwaarde als je zelf later in een situatie komt die vergelijkbaar en dus herkenbaar is. De diversiteit aan casuïstiek geeft een goed inzicht in de vele werkvelden van ons vakgebied. En geeft dynamiek aan de intervisie sessies. 

Het intervisietraject leidde ook tot meer zelfvertrouwen. Doordat inbrengers bevestiging vonden ten aanzien van hun aanpak, of doordat zij vragen en tips bedachten die vergelijkbaar waren met die van andere groepsleden. Bevestiging is ook goed. Leren kan ook consolideren betekenen.

Welke valkuilen kom je nu, ná het intervisietraject, tegen? 

Na het meedoen aan een intervisietraject loopt alles natuurlijk nog niet vlekkeloos. Sommige valkuilen zijn hardnekkige bekenden, andere zijn nieuw, of nèt iets anders gegraven. Dus je tuint er weer in. Hoe vergaat het de respondenten? Wat zijn hun valkuilen, wat blijft lastig?

• Denken dat alles wel goed gaat als het beschreven is en als je je de risico en issue logs maar bijhoudt en als de opdrachtgever formeel akkoord is met je papieren plannen
• Stakeholdermanagement, niet de juiste stakeholders betrokken, communicatie
• Teamsamenstelling
• Sturing kunnen geven
• Governance
• Door allerlei omstandigheden mezelf laten verleiden tot onjuiste verantwoordelijkheden of het accepteren van een onjuiste governance die projectresultaat in de weg staat
• De governance is bij de start niet goed ingeregeld. Mits goed georganiseerd is daarmee heel veel ellende te voorkomen.

Is het deelnemen aan een intervisietraject de moeite waard? Raad je het aan?

Alle respondenten bevelen hun seniore IPMA-B collega’s aan deel te neme aan een intervisietraject. Waarom? Daarover zijn de respondenten het zonder meer eens. Omdat

• Het gewoon heerlijk is: het geeft energie, zelfvertrouwen, en een netwerk om mee te sparren. Fijn pad om in te spartelen!
• Het leerzaam is en energie geeft!
• Het leerzaam is. Je krijgt inzicht in andere projecten, inzicht in waar collega’s tegen aan lopen en je kan elkaar daarbij helpen of adviseren. Ook krijg je inzicht in aspecten waar je zelf nog niet aan gedacht had. 
• Je leert van elke casus die wordt behandeld en niet alleen van je eigen casus
• Je goede adviezen krijgt van collega projectmanagers of het nu verbeteringen of bevestigingen zijn
• Het elke keer weer interessant is. Eigenlijk is er nooit een casus waar je niets van leert. Soms heb je geen zin of denk je dat een casus niet interessant is, maar achteraf is het altijd weer een leerzame intervisie en heeft elke casus wel iets waar je van leert. Daarbij wordt de intervisie ook op een goede manier gedaan.
• Het je de mogelijkheid geeft te sparren met collega’s op niveau; je breidt je netwerk uit en geeft je ook zelfvertrouwen.

Conclusie

De respondenten geven zonder uitzondering aan dat deelnemen aan het intervisietraject hen veel heeft gebracht. De antwoorden liggen in lijn met wat ook binnen andere beroepsgroepen wordt ervaren. Het gaat dan om beroepsgroepen waarin, net als in projectmanagement, het succes voor 60% – 80% afhangt van warme competenties. Hoe ga je om met wie je bent? En hoe zet je dat in? 

De waarde van intervisie zit in het sparren met vakgenoten, gelijkgestemden. De winst in het vergroten van je blikveld, de diversiteit aan perspectieven, waardoor je met concrete ideeën over een andere aanpak de volgende dag aan de slag kan. 

Het animo voor een intervisietraject is groot. Dat de 11 mensen die zich hiervoor hebben aangemeld, nog niet zijn begonnen is te wijten aan Covid-19. Online intervisie doen is geen optie – daarvoor speelt de non-verbale communicatie, van top tot teen, een te belangrijke rol tijdens een sessie. 

Al met al: na vijf jaar slaat de balans slaat dóór naar ‘vooral doorgaan’. Op de oude voet? Of is het wenselijk deze opzet in de loop van de tijd een andere wending te geven? Eén van de respondenten merkte op dat de verfrissende inbreng van meer juniore projectmanagers zou kunnen leiden tot nieuwe invalshoeken tijdens de sessies. De meesten hechten juist aan de gelijkheid in senioriteit en de daaraan gepaarde complexiteit van de projecten en programma’s. Misschien wordt het tijd voor een Plan C.

Een bijdrage van

Marijke van Biezen, Computrain BV

Peter Aarden, Programma- en projectmanager Ministerie van BZK

Roderik Pape, Senior projectmanager UWV[/vc_column_text][vc_posts_grid ajax_post=”” ajax_paged=”” loop=”size:12|order_by:date|post_type:post|categories:591″][/vc_column][/vc_row]